LÀM SAO ĐỂ XÁC ĐỊNH KHOẢNG CÁCH KỸ NĂNG TRONG DOANH NGHIỆP

Ở bất kỳ doanh nghiệp nào trong bất kỳ ngành nào đều tồn tại cụm từ “khoảng cách kỹ năng”. Vậy làm sao để xác định khoảng cách kỹ năng và thu hẹp nó cho doanh nghiệp?

Trong khi các nhà nghiên cứu và giám đốc điều hành thường đề cập đến các kỹ năng “thiếu hụt”, “không phù hợp” hoặc “khoảng cách”, mọi người có thể ngụ ý những điều khác nhau khi họ nói về khái niệm cơ bản. Đôi khi nó đề cập đến việc các công ty không có khả năng thuê những người có các kỹ năng thích hợp cần thiết để lấp đầy các vị trí tuyển dụng. Những lần khác, cụm từ này được sử dụng để mô tả “khoảng cách năng lực” tồn tại trong các cá nhân; họ thiếu kỹ năng “cứng” hoặc kỹ năng “mềm” cần thiết để duy trì công việc của họ trong quản lý, sản xuất hoặc dịch vụ khi công việc phát triển.

Đối với các doanh nghiệp dựa trên kết quả - nơi mà việc tận dụng hiệu suất của nhân viên là điều quan trọng hàng đầu - thì khoảng cách kỹ năng là yếu tố gây tổn hại lớn nhất cho việc đạt được các mục tiêu kinh doanh. Và khi nói đến đào tạo và phát triển nhân viên, mối quan tâm quan trọng nhất là làm thế nào để xác định các lỗ hổng kỹ năng và đưa ra các biện pháp can thiệp để giải quyết những khoảng trống đó.

Khoảng cách kỹ năng là gì?

Thực tế không có định nghĩa về khoảng cách kỹ năng, nhưng sự đồng thuận chung là đây là những khiếm khuyết trong hiệu suất gây ra bởi sự thiếu hụt các kỹ năng cho nơi làm việc  - hoặc sự thiếu phát triển của các kỹ năng. Một định nghĩa khác về khoảng cách kỹ năng có thể là sự tương phản rõ ràng giữa hiệu suất lý tưởng và hiệu suất thực tế của nhân viên .

Về chiến lược phát triển nhân viên ngắn hạn, mục tiêu của tổ chức là thu hẹp những khoảng cách này thông qua các biện pháp can thiệp khác nhau (đào tạo, phát triển và tổ chức, v.v.). Mục tiêu trước mắt là giảm thiểu ảnh hưởng đến các chỉ số kinh doanh càng sớm càng tốt.

Mặt khác, mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp là giải quyết các lỗ hổng về kỹ năng bằng cách cải thiện các quy trình nhất định và khắc phục các nguyên nhân gốc rễ. Kết quả mong muốn là tránh những trường hợp chênh lệch năng lực này không bao giờ xảy ra nữa.

>> Khoảng cách kỹ năng là có thật: 8 kỹ năng bạn không biết mình cần

>> Reskiliing và Upskilling khác nhau như thế nào?

Cách xác định khoảng cách kỹ năng tại nơi làm việc

Đối với các chuyên gia đào tạo, phân tích khoảng trống kỹ năng là một trong những phương pháp hiệu quả nhất để xác định nhu cầu đào tạo.  Phân tích khoảng cách kỹ năng sẽ không chỉ cho thấy những kỹ năng nào cần được đào tạo hoặc phát triển trong ngắn hạn mà còn ảnh hưởng đến chiến lược L&D của bạn về lâu dài.

Dưới đây là năm cách tiếp cận mà bạn có thể sử dụng để thu thập dữ liệu, đánh giá nhân viên của mình và xác định các lỗ hổng kỹ năng:

1. Các chỉ số hiệu suất chính

Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) xác định cách một người đóng góp cho doanh nghiệp với tư cách là một nhân viên. Chúng cũng tác động đến sự phát triển nghề nghiệp, lương thưởng, phần thưởng, lợi ích và thậm chí là khả năng giữ chân . KPI là chỉ số rất chính xác về khoảng cách năng lực tại nơi làm việc.

KPI là nguồn tốt nhất để sử dụng để xác định khoảng cách kỹ năng. Cá nhân nhân viên có thể gặp khó khăn với KPI và hiệu suất của họ. Những trường hợp này có thể được khắc phục ngay lập tức bằng các biện pháp can thiệp thích hợp. Các chỉ số quan trọng nhất cần chú ý là xu hướng hiệu suất tổng thể. Các xu hướng thường là dấu hiệu của nhu cầu đào tạo lớn hơn so với các biện pháp can thiệp một lần.

2. Đánh giá nhân viên

Đánh giá là cách tuyệt vời để xác định khoảng trống kỹ năng. Và bạn có thể đánh giá nhân viên của mình như thế nào? Điều đó thật dễ dàng: các bài kiểm tra và câu đố là một cách phổ biến, nhưng các phương pháp khác cũng bao gồm các đánh giá thực tế hoặc các hoạt động đóng vai.

Một điểm mấu chốt ở đây là dựa trên các đánh giá dựa trên các tình huống công việc thực tế để bạn có thể xác định khoảng cách kỹ năng thực tế và nhu cầu đào tạo. Đối với việc làm thế nào điều này có thể được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả? Ngay cả LMS của bạn cũng có thể giúp ích: một giải pháp phân tích khoảng cách kỹ năng mạnh mẽ, giống như giải pháp Acabiz, có thể giúp bạn xác định khoảng cách về kỹ năng và kiến ​​thức tại nơi làm việc.

>> 4 vị trí công việc trong bộ phận L&D

>> Tại sao học tập liên tục lại quan trọng

3. Đánh giá 360 độ

Một cách tiếp cận tốt khác để xác định khoảng trống kỹ năng là thông qua phản hồi. Có một phương pháp đánh giá được gọi là đánh giá 360 độ. Phản hồi về hiệu suất của nhân viên được thu thập từ các đồng nghiệp, người quản lý và các báo cáo trực tiếp. Đôi khi, loại đánh giá này cũng bao gồm khách hàng, khách hàng và nhà cung cấp.

Cách tiếp cận thẩm định này cũng có thể được điều chỉnh như một phương pháp thu thập dữ liệu. Thay vì nhận phản hồi về một nhân viên cụ thể, bạn có thể nhận được phản hồi về các vấn đề hiệu suất nhất định của toàn bộ nhân viên và sử dụng chúng cho phân tích đào tạo nhóm và cá nhân của bạn. Và đừng quên nhận phản hồi từ chính nhân viên. Họ sẽ là những người tốt nhất để hỏi về những khoảng trống kỹ năng mà họ nghĩ rằng họ có và những gì họ muốn cải thiện.

Bạn có thể sử dụng các hoạt động khác nhau để làm điều này. Cách hiệu quả nhất là thông qua việc sử dụng các cuộc khảo sát nhân viên vì chúng dễ tạo và triển khai nhanh chóng. Tuy nhiên, các cuộc khảo sát có thể khá hạn chế.

Các cách tiếp cận khác bao gồm thảo luận nhóm tập trung và phỏng vấn. Mặc dù những việc này có thể mất nhiều thời gian hơn, nhưng tương tác mặt đối mặt cho phép người phỏng vấn đặt các câu hỏi tiếp theo hoặc yêu cầu người trả lời giải thích về phản hồi của họ.

Quan trọng hơn, phương pháp đánh giá 360 độ cũng là một cách tốt để nhận dữ liệu định tính  khi tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng. Tất cả chúng ta đều biết rằng những con số không nói lên toàn bộ câu chuyện. Một trong những cách tốt nhất để xác định khoảng trống kỹ năng và nhu cầu đào tạo là hỏi trực tiếp những người có liên quan đến hoạt động kinh doanh.

4. Quan sát

Có một khái niệm quản lý đặt ra rằng để hiểu được những vấn đề phổ biến nhất ở nơi làm việc, bạn sẽ cần phải dành thời gian cho tiền tuyến. Thực hành này chắc chắn khá hữu ích vì nó mang lại cho bạn trải nghiệm trực tiếp về những gì đang diễn ra trong môi trường làm việc của nhân viên.

Quan sát nhân viên tại nơi làm việc là cơ hội hoàn hảo để tìm hiểu xem các yếu tố khác nhau phát huy tác dụng như thế nào khi có khoảng cách kỹ năng rõ ràng. Người ta đã đề cập rằng những con số không thực sự nói lên toàn bộ câu chuyện.

Quan sát trực tiếp giúp bạn tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng: bạn có thể tìm thấy những “phần còn thiếu” - thông tin thường không được tìm thấy trong KPI và phản hồi của nhân viên - để giúp bạn ghép câu đố khoảng cách kỹ năng lại với nhau.

Việc quan sát cũng cung cấp cho bạn (hoặc ban quản lý) những hiểu biết sâu sắc hơn về tình hình thực tế. Thậm chí có một số trường hợp bạn thậm chí có thể phát hiện ra một số thông tin hoặc nguyên nhân gốc rễ mà nhân viên không dễ dàng nhìn thấy.

5. Tiêu chuẩn hiệu suất

Một cách tiếp cận khác để xác định khoảng cách về kỹ năng tại nơi làm việc là đánh giá hiệu quả hoạt động của những nhân viên hàng đầu của tổ chức. Điều này đặt ra một điểm tham khảo về các kỹ năng cần thiết để thành công ở nơi làm việc là gì.

Quan sát thường là hoạt động chính được sử dụng khi đánh giá điểm chuẩn của những người hoạt động hàng đầu. Nó cũng chỉ ra những năng lực lý tưởng trong công việc. 

Là một phần của chiến lược ngắn hạn, bạn có thể so sánh các kỹ năng của nhân viên được xác định là có khoảng cách về kỹ năng với kỹ năng của khuôn mẫu. Sau đó, bạn có thể căn cứ vào đó các biện pháp can thiệp và chương trình đào tạo phù hợp.

Là một phần của chiến lược dài hạn, bạn có thể dựa trên toàn bộ chu kỳ nhân viên dựa trên mẫu phân tích khoảng cách kỹ năng đã được chứng minh đó. Bạn có thể tập trung tuyển dụng vào hồ sơ được chuẩn hóa đó. Bạn cũng có thể đào tạo và phát triển các kỹ năng theo quy định của phiếu đánh giá. Sau đó, bạn có thể đánh giá hiệu suất bằng cách sử dụng mẫu và thưởng cho những nhân viên tiêu biểu cho các kỹ năng được chuẩn hóa.