Khi mọi người nghe từ “tự động hóa” hoặc “đào tạo tự động” có thể nảy sinh nhiều cảm xúc khác nhau. Nếu bạn chưa từng trải nghiệm quy trình tự động trước đây, bạn có thể nghĩ rằng nó hoàn toàn vô cảm, buồn tẻ và vô trùng. Và yếu tố con người hoàn toàn không có. 

Tự động hóa thực sự làm cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn, vì vậy, có đủ khả năng để tập trung vào những thứ quan trọng hơn. Nhưng tự động hóa việc đào tạo nhân viên thì sao? Nó sẽ là một trải nghiệm đào tạo hoàn toàn cứng nhắc hay nó sẽ giúp cuộc sống của mọi người dễ dàng hơn, từ quản trị viên đến nhân sự cho đến thực tập sinh?

Với tự động hóa, bạn có thể có các phần của quá trình đào tạo chạy tự động thay vì được thực hiện theo cách thủ công bởi một người. Mọi thứ xảy ra với sự trợ giúp của một chương trình hoặc phần mềm. Các tác vụ lặp đi lặp lại trở nên tự động, vì vậy quản trị viên không mất quá nhiều thời gian vào việc lập kế hoạch, phân công và đo lường. Thay vào đó, họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ có ý nghĩa hơn, như phát triển nội dung và thiết kế đào tạo phù hợp hoặc xác định mục tiêu học tập.

LMS là nền tảng lý tưởng để đào tạo nhân viên tự động. Hầu hết các hệ thống đều có các tính năng tự động hóa tích hợp sẵn, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm nếu đã sử dụng LMS là bật những tính năng bạn muốn. Hoặc, bạn có thể tích hợp nền tảng của mình với các công cụ của bên thứ ba để xây dựng quy trình đào tạo tự động tùy chỉnh của mình.

Chúng ta hãy đi vào chi tiết và kiểm tra xem việc đào tạo nhân viên tự động có đáng để thử hay không và nếu có, thì nó có thể được tiến hành thành công như thế nào trong doanh nghiệp của bạn.

Nó có đáng để tự động hóa việc đào tạo nhân viên không?

Tự động hóa không chỉ giúp những người quản lý đào tạo. Một cuộc khảo sát giữa các nhân viên ở Vương quốc Anh cho thấy họ cảm thấy công nghệ và tự động hóa đang thay đổi cuộc sống làm việc của họ tốt hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đào tạo nhân viên hiệu quả và có khả năng mở rộng, thì tự động hóa là lựa chọn nên làm của bạn. Nhân viên (và bạn) có thể kiếm được rất nhiều tiền từ việc đào tạo nhân viên tự động và đây là lý do tại sao bạn nên cân nhắc đầu tư.

1. Tự động hóa thúc đẩy sự tham gia của nhân viên

Làm thế nào bạn có thể cải thiện mức độ tương tác của nhân viên với tự động hóa? Nó đơn giản. Bằng cách ghi nhận những nỗ lực của nhân viên một cách thường xuyên, bạn đảm bảo rằng thành tích học tập của họ được ghi nhận. Ai mà không thích được công nhận vì sự chăm chỉ, cống hiến và cầu tiến?

Nhưng việc tạo chứng nhận hoặc các chương trình công nhận khác, chẳng hạn như huy hiệu, giải thưởng và giải thưởng của trò chơi điện tử theo cách thủ công sẽ mất thời gian. Với đào tạo tự động, bạn có thể ghi nhận hàng loạt nỗ lực của nhân viên trong quá trình đào tạo và giữ cho họ có động lực mà không cần tốn thêm thời gian.

2. Nhân viên học theo tốc độ của riêng họ

Không có một "kích thước" phù hợp với tất cả các phương pháp đào tạo. Mỗi người đều có phong cách học tập độc đáo của riêng mình. Đây là lý do tại sao việc đào tạo phải linh hoạt để tất cả nhân viên có thể gắn bó.

Với sự trợ giúp của LMS dựa trên đám mây, bạn có thể tạo chương trình đào tạo nhân viên tự động để nhân viên tuân theo lộ trình học tập được cá nhân hóa của riêng họ. Ví dụ: bạn có thể đặt khung thời gian chung về thời điểm họ nên hoàn thành một chương trình. Nhưng làm thế nào họ di chuyển qua chương trình đó là tùy thuộc vào họ. Một số sẽ muốn tham gia nhiều khóa học trong một lần ngồi, trong khi những người khác sẽ thích tham gia các khóa đào tạo nhỏ hơn. Ý tưởng là khi họ hoàn thành một khóa học, họ sẽ tự động mở khóa khóa học tiếp theo, v.v.

3. Phản hồi được cung cấp tại chỗ

Cung cấp cho nhân viên thông tin phản hồi tức thì để họ biết được tiến độ của mình bất cứ lúc nào bằng tính năng tự động hóa. Không biết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không là điều khiến bạn nản lòng. Hãy tưởng tượng đến phần đánh giá cuối cùng chỉ để nhận ra rằng bạn chưa hiểu nội dung được chia sẻ.

Với hệ thống quản lý đào tạo tự động, nhân viên của bạn có thể yên tâm rằng họ đang thực hiện tốt công việc đào tạo của mình và luôn có động lực và sự gắn bó. Ví dụ: bạn có thể tạo các câu đố nhỏ với phản hồi tự động cho mỗi câu trả lời sai và cho phép những người tham gia khóa học xem lại nội dung của khóa đào tạo để đảm bảo rằng họ đã nắm bắt được nội dung đó.

Mẹo về cách tự động hóa thành công việc đào tạo nhân viên

Bây giờ bạn đã biết những lý do chính tại sao bạn nên triển khai đào tạo tự động trong doanh nghiệp của mình, hãy xem cách bạn có thể đạt được điều đó một cách liền mạch và gặt hái tất cả lợi ích.

Lên kế hoạch trước

Nghĩ đến những bộ phận nào bạn muốn tự động hóa. Chỉ vì bạn có thể tự động hóa một cái gì đó, điều đó không có nghĩa là bạn nên làm như vậy.

Bạn cũng không cần phải tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Bạn có thể muốn bắt đầu nhỏ và xem nó diễn ra như thế nào.

Vì vậy, bước đầu tiên là viết ra các phần của quá trình đào tạo chiếm nhiều thời gian nhất hoặc các lĩnh vực bạn muốn cải thiện. Sau đó, quyết định cái nào trong số chúng có thể được tự động hóa. Và cuối cùng, hãy ưu tiên những cái chắc chắn phải được tự động hóa dựa trên nhu cầu kinh doanh của bạn hoặc bắt đầu với những cái đơn giản hơn.

>> Tham khảo mẫu kế hoạch kinh doanh chuẩn cho doanh nghiệp

>> BSC là gì và áp dụng như thế nào trong đào tạo doanh nghiệp

Chọn phần mềm hỗ trợ tự động hóa

Bạn sẽ không thể cung cấp chương trình đào tạo nhân viên tự động trừ khi bạn chọn hệ thống quản lý học tập tự động phù hợp. Đảm bảo rằng bạn tìm thấy một LMS đánh dấu tất cả các ô trong tự động hóa khi nó phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Lựa chọn cuối cùng của bạn sẽ dựa trên bản chất của các khóa đào tạo của bạn, cho dù bạn đang chọn nhiệm vụ đồng bộ hay không đồng bộ và quy mô doanh nghiệp của bạn.

Ngoài ra, mục tiêu của bạn là làm cho việc đào tạo dễ dàng hơn và giảm thiểu các nhiệm vụ tẻ nhạt ở phía quản trị viên. Hãy ghi nhớ điều đó khi chọn LMS phù hợp với bạn, vì nó phải dễ sử dụng.

Ví dụ: với Acabiz, bạn có thể dễ dàng tự động hóa cách bạn chỉ định các khóa học và quản lý người dùng, bao gồm:

- Chỉ định một khóa học sau khi người dùng đã hoàn thành một khóa học khác.

- Chỉ định một khóa học mới cho những người dùng có giấy chứng nhận đã hết hạn.

- Hủy kích hoạt những người dùng không hoạt động trong khóa học sau một khoảng thời gian nhất định đã trôi qua.

Đừng quên tự động hóa các quy trình nhân sự và các tác vụ hành chính

Tự động hóa cực kỳ hữu ích khi bạn có nhiều công việc tốn thời gian và không có thời gian hoặc không đủ người để thực hiện chúng

Các quy trình hành chính và nhân sự lặp đi lặp lại nhiều nhất, chẳng hạn như đăng ký hoặc hủy kích hoạt hàng loạt người tham gia khóa học có thể được tiến hành ngay lập tức khi sử dụng tự động hóa. Bộ phận nhân sự có thể dễ dàng gửi thông báo nhắc nhở đến những học viên đang bị tụt hậu trong quá trình đào tạo của họ, hoặc thông báo để họ tham gia một buổi học trực tiếp mà không cần phải lặp lại nhiệm vụ mỗi lần.

Ngoài ra, bạn có cơ hội tránh xa bất kỳ lỗi nào của con người khi nhập dữ liệu, đây là một công cụ tiết kiệm trong cuộc sống thực.

Giả sử bộ phận nhân sự của bạn cần tuyển một số lượng lớn nhân viên mới vào chương trình đào tạo giới thiệu của họ . Hãy tưởng tượng điều này sẽ khó khăn như thế nào nếu họ phải làm thủ công. Với việc tự động hóa, nó có thể được thực hiện trong chớp mắt, vì vậy nhóm nhân sự của bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ có ý nghĩa hơn.

Theo dõi sự tiến bộ của nhân viên của bạn nhanh chóng

Làm thế nào bạn có thể có một hình ảnh rõ ràng về sự tiến bộ của nhân viên trong quá trình đào tạo? Bạn có thể kiểm tra sự tiến bộ của từng người, đó là điều chắc chắn. Nếu bạn có 50 nhân viên đang được đào tạo thì điều đó có thể thực hiện được. Còn những phòng ban lớn và vô số nhân viên thì sao? Đối phó với tất cả dữ liệu này có thể khó khăn, có thể dễ dàng mắc sai lầm và cuối cùng, bạn có thể mất dấu mọi thứ.

Hệ thống quản lý tự động cho phép bạn thực hiện các hành động hàng loạt để kiểm tra hiệu suất đào tạo của nhân viên bằng cách sử dụng các báo cáo tùy chỉnh. Bạn cũng có thể thiết lập để chúng được nhận tự động đến email của bạn. Bạn có thể nhận dữ liệu như hoàn thành khóa học, tiến bộ của người học, điểm số, v.v. Sau đó, bạn có thể chia sẻ thông tin này với các bộ phận khác, nếu cần, chỉ trong hai cú nhấp chuột. Hoặc, bạn thậm chí có thể tự động gửi báo cáo hàng tháng cho quản lý cấp cao.

Giữ tinh thần của nhân viên bằng cách ghi nhận sự tiến bộ của họ

Công nhận và xác nhận những nỗ lực của nhân viên là cách tốt nhất để đảm bảo động lực không ngừng và sự tham gia sâu vào quá trình đào tạo. Điều này có thể trở thành một trở ngại nếu bạn phải làm như vậy theo cách thủ công. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thông báo tự động, chứng chỉ, huy hiệu và phần thưởng để chúc mừng nhân viên trong hành trình học tập của họ mà không cần dành quá nhiều thời gian cho việc đó.

Ví dụ: đối với mỗi lần hoàn thành khóa học, bạn có thể gửi chứng chỉ tự động cho những nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo của họ. Họ có thể chia sẻ nó trên phương tiện truyền thông xã hội của họ và bắt đầu các cuộc thảo luận sẽ giúp họ kết nối mạng. Vì vậy, chứng chỉ tự động là một cách đáng yêu để giữ họ tham gia trong khi ghi nhận những nỗ lực của họ.

Mọi thứ có thể được tự động hóa không?

Biết khi nào bạn nên tự động hóa các quy trình là điều cần thiết. Hãy cùng khám phá thời điểm tốt nhất để tránh sử dụng tự động hóa:

- Liên tục thay đổi hoạt động

- Các nhiệm vụ không lặp lại thường xuyên

- Bất cứ khi nào sự can thiệp của con người là cần thiết

Ví dụ: tự động hóa không hữu ích trong các công việc lễ tân, nơi thực sự cần sự tiếp xúc của con người hoặc khi bạn có nhân viên mới và bạn muốn chào đón họ trên tàu.

Đối với một lễ tân khách sạn, đào tạo tại chỗ có thể mang lại kết quả tốt hơn, vì nhân viên của bạn sẽ có thể trực tiếp trải nghiệm những gì công việc của họ đòi hỏi. Họ học trong khi làm việc với một người cố vấn bằng cách làm theo các mẹo và thực hành trong thời gian thực. Giao tiếp của con người rất phức tạp và không có tự động hóa nào có thể bao gồm tất cả thông tin cần thiết cho các vị trí có sự tương tác của con người như vậy.

Tự động hóa rất tốt cho các tác vụ cụ thể trong quá trình giới thiệu. Ví dụ: email giới thiệu tự động giúp chia sẻ thông tin cơ bản với những người mới thuê, như cách đăng nhập vào nền tảng đào tạo của bạn hoặc lịch trình của họ trong tuần đầu tiên như thế nào. Nhưng sự chào đón nồng nhiệt là rất quan trọng, vì vậy bạn chắc chắn cần theo dõi các quá trình tự động hóa này bằng một cuộc họp trực tiếp hoặc ảo.

Vì vậy, trong những trường hợp như vậy, bạn nên thử một cách tiếp cận cá nhân hóa hơn để tạo tâm trạng cho nhân viên mới của bạn. Tốt hơn hết là bạn nên lên kế hoạch cho một buổi chào đón nồng nhiệt, sáng tạo và đầy cảm hứng với sự tiếp xúc của con người.

Tự động hóa đào tạo nhân viên có thể giúp giảm bớt căng thẳng cho cả quản trị viên và người học nếu được thực hiện đúng cách. Bạn không cần phải đầu tư một lượng lớn thời gian hoặc tiền bạc để hợp lý hóa các quy trình. Một hệ thống quản lý tự động phù hợp với nhu cầu của bạn có thể làm nên điều kỳ diệu.

Tự động hóa ở đây để giúp bạn tiết kiệm thời gian. Trong trường hợp bạn dành nhiều thời gian để làm việc theo cách của bạn xung quanh họ, thì có gì đó không ổn. Các công cụ tốt nhất là những công cụ hướng dẫn bạn thiết lập tự động hóa lần đầu tiên và sau đó khiến bạn “quên” chúng ở đó.

Nếu bạn biết khi nào, như thế nào và tại sao bạn nên chọn tự động hóa, bạn nhất định phải chứng kiến ​​tất cả những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của bạn.